¿Cómo reducir costos de impresión en su compañía?

Conozca 5 tips fáciles con los cuales usted reducirá los costos de impresión en su compañía.

Según la consultora IDC las impresoras representan entre 1% y 3% de los gastos anuales de una empresa. Sin embargo, hay soluciones que permiten la reducción de costos y la modificación en los hábitos de trabajo para mejorar la eficiencia y rentabilidad en el entorno empresarial.

Sin importar el tamaño de su empresa, se ha preguntado más de una vez ¿Por qué hay tanto papel desperdiciado en la oficina? ¿Por qué los costos por tóner, tintas, papel, mantenimiento de las impresoras son muy altos? ¿Por qué hay uso indiscriminado de trabajos que nos son de función laboral?

Vaya mucho más allá de imprimir a dos caras, en modo ecológico o hacer campañas de sensibilización que en el tiempo no duran. Con estos 5 tips usted podrá reducir costos de manera fácil y sencilla, facilitando los procesos de impresión, para la optimización, productividad y rentabilidad de su compañía.

  1. Establezca cuotas que controlen el número de impresión por empleado.

Si usted sabe que un empleado no debe imprimir en promedio más de determinado número de hojas, configure su sistema para que cuando esa cuota sea superada por dicho usuario, se genere una alerta.

  1. Determine cuáles empleados imprimen en B/N y cuáles en color.

Recuerde que la impresión en color es mucho más costosa que la impresión en B/N, cada copia impresa en color vale aproximadamente 6 impresiones en B/N.

  1. Garantice que si una impresora está fuera de línea sus empleados puedan imprimir en otras sin perder el control.

Flexibilice su entorno de impresión para que cualquier persona pueda imprimir en cualquier impresora y aun así mantener las políticas sobre el uso de los consumibles como tinta, tóner, etc. y las políticas de seguridad de los documentos.

  1. Sustituya impresoras locales por impresoras de red.

Al implementar impresoras por grupos de personas, en lugar de impresoras de escritorio individuales, va a evidenciar un menor gasto en impresión.

  1. Emita con frecuencia reportes

Adquiera el hábito de revisar informes semanales, quincenales o mensuales de quién y cuánto se está imprimiendo en su empresa.

Estos tips pueden ser aplicados en cualquier empresa, sin importar su tamaño o la cantidad y marca de impresoras que tenga o estime tener. Si desea información adicional, no dude en contactarnos, tenemos asesores especializados, y soluciones a la medida para ayudarle a implementar estos tips.

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Un comentario en “¿Cómo reducir costos de impresión en su empresa?

  1. El interesante articulo puede ser complementado con otras recomendaciones:
    6.- Fomente el escaneo de documentos y su distribución a correos, carpetas compartidas, etc. Así reduce la necesidad de imprimir.
    7.- Evalúe la existencias de centros de copiado en los cuales puede instalar máquinas más veloces y costo-efectivas, lo cual le facilitará ahorros de tiempo y gastos operativos, al tiempo que se centralizan y controlan procesos de acabados especiales: anillados, encuadernados, etc.
    8.- Propenda por el uso de impresoras con procesos de grapado ecológico, evitando así el consumo de ganchos de cosedora, que tienen un costo significativo.

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