Check list para volver a la oficina en el fin del confinamiento

Estamos a punto de volver a nuestros lugares de trabajo, por eso, queremos compartir estos pasos para retornar a las actividades en sus empresas.

Después de varios días de estar ausentes de nuestros lugares habituales de trabajo, todo indica que vamos a retornar (o ya retornamos, dependiendo de cuando el señor lector acceda a este artículo). En cualquier caso en este blog encontrará los pasos más adecuados para retornar a sus actividades.

Creador: German Cardona, Gerente Comercial, Lexco S.A

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  1. Realice y radique ante la autoridad competente el protocolo de bio-seguridad necesario para el retorno a las oficinas: Este protocolo debe contener las medidas a tomar con todos los actores de su organización (empleados, proveedores, clientes, gobierno, etc.) Debe contener al menos: definición, objetivos, riesgos, normas, uso de EPP, responsables y procedimientos generales. Repórtelo ante los entes de control que lo exigen.
  2. Informe a todos los grupos de interés sus protocolos de bio-seguridad: Para esta fase de comunicación es recomendable ser muy didáctico; tenga en cuenta que la mayoría de las personas no van a leer un documento de varias páginas, en especial cuando deben interactuar con otras empresas. Use infografías, diapositivas, videos, audios, mensajes de WhatsApp, etc.
  3. Ejecute el retorno de manera organizada: Si todo el personal retorna el mismo día la situación se presentará caótica y aumentarán los riesgos de contagio. Permita, en la medida de lo posible, que todos los empleados tengan horarios, e inclusive días, flexibles para que unos puedan entrar/salir más temprano que otros y evitar congestiones. Tenga muy presente que personal aún no puede retornar y las razones.
  4. El trabajo remoto llegó para quedarse: Siga considerando el trabajo desde un lugar diferente a la oficina como una opción válida y positiva; apóyese en plataformas tecnológicas para no perder de vista el trabajo individual y grupal. Video conferencias, grupos (chats) en línea e incluso software de seguimiento son herramientas que debe tener en cuenta. Aclare con su personal los beneficios, si los hay, que la empresa pone a disposición de los empleados.
  5. Revise desde cero los indicadores de desempeño de cada departamento y que cada jefe de departamento, a su vez, haga lo propio: Tal vez es hora de actualizar esos hitos; recuerde que visitas a clientes, seminarios, desayunos o almuerzos, road shows, etc., no serán una opción fiable, al menos este año.
  6. Sin demora busque alternativas que permitan que los procesos en su organización no paren, sin importar si las personas requeridas retornan o no a la oficina: Deje preparada su empresa y su personal, teniendo en mente que en un futuro puede volver la medida de confinamiento. Software Gestores de Procesos de Negocios (BPM por sus siglas en inglés) son la perfecta solución para automatizar y hacer más ágil, flexible y dinámica toda su organización.

Nota adicional: Evalúe la posibilidad de contratar una empresa que desinfecte los distintos lugares que duraron abandonados o semi-abandonados todo este tiempo.

Fuentes: https://www.shrm.org/resourcesandtools/tools-and-samples/hr-forms/pages/covid-19-back-to-work-checklist.aspx

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