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AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE SUS DOCUMENTOS

Hoy, las compañias están buscando altos estandáres de eficiencia y eficacia en el manejo adecuado de los rescursos, es por ello, que dentro de la revisión operativa de cada empresa los servicios de impresión y gestion documental están siendo considerados de manera importante para temas de productividad en los procesos operativos y administrativos. Se debe tener en cuenta, que no solo es la consecución de las herramientas de hardware y software, sino tambien los servicios profesionales para la conformación adecuada de los procesos de gestion.

Los procesos de gestion electronica de documentos han cambiado en gran medida las espectativas de contar con el documento fisico por parte de los usuarios. Tendencias como, el hospedaje de los documentos en la nube, las aplicaciones mobiles y los gestores electronicos como el correo y los flujos documentales, demandan menos impresión y mas gestion documental. Ahora bien, esta gestion documental electronica abre nuevos retos en materia de seguridad, legalidad y compatibilidad de la información, factores que deben ser materia de analisis y verificación por parte del comité interdisciplinario en las soluciones implementadas.

LOS DOCUMENTOS: LA MEMORIA DE UNA COMPAÑÍA

Los documentos representan información valiosa para una compañía, al soportar el funcionamiento y las operaciones realizadas por la entidad, respaldando los procesos legales. Por esta razón, se vuelve sumamente importante implementar un sistema de  gestión documental el cual permita conservar de forma ordenada los documentos, con la finalidad, de facilitar la búsqueda de información cuando sea necesario.

Entre las problemáticas más comunes que presenta una compañía al no tener implementado un sistema de gestión documental son:

  • Conservación de documentos innecesarios que incrementan el volumen del archivo (como duplicados o papeles que no poseen ningún valor archivístico, es decir, que no es necesario custudiarlos)
  • Perdida de documentos físicos que contiene información importante para la compañía
  • Altos gastos asociados a la conservación, impresión y fotocopiado de documentos
  • Falta de seguridad y control de la información que permita mostrar la trazabilidad de los documentos
  • Dificultad en la consulta de información, si no existe un criterio para la organización de los documentos

 

LO QUE USTED NECESITA…

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