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LOS DOCUMENTOS: LA MEMORIA DE UNA COMPAÑÍA

Los documentos representan información valiosa para una compañía, al soportar el funcionamiento y las operaciones realizadas por la entidad, respaldando los procesos legales. Por esta razón, se vuelve sumamente importante implementar un sistema de  gestión documental el cual permita conservar de forma ordenada los documentos, con la finalidad, de facilitar la búsqueda de información cuando sea necesario.

Entre las problemáticas más comunes que presenta una compañía al no tener implementado un sistema de gestión documental son:

  • Conservación de documentos innecesarios que incrementan el volumen del archivo (como duplicados o papeles que no poseen ningún valor archivístico, es decir, que no es necesario custudiarlos)
  • Perdida de documentos físicos que contiene información importante para la compañía
  • Altos gastos asociados a la conservación, impresión y fotocopiado de documentos
  • Falta de seguridad y control de la información que permita mostrar la trazabilidad de los documentos
  • Dificultad en la consulta de información, si no existe un criterio para la organización de los documentos

 

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