Automatice procesos y flujos de trabajo e información en 5 pasos

El año 2020 va a ser un año que pocos podrán olvidar, no solamente por la cantidad de calamidades globales que trajo; sino además, por la manera como moldeó al mundo en una nueva etapa de trabajo digital. Las empresas que tenían herramientas para facilitar sus operaciones de manera remota, rápidamente tomaron la ventaja con respecto a las que no. En este artículo podrá encontrar 5 pasos para que su empresa no pare, aun cuando todos sus empleados no puedan salir de sus propias casas.

 Creador: German Cardona, Gerente Comercial, Lexco S.A

    1. Identifique cuales son los procesos críticos en su organización

Todas las empresas, sin importar su finalidad, se mueven a través de procesos. Es decir, implementando una secuencia de tareas que se realizan de forma relacionada y organizada para alcanzar un objetivo o un fin concreto. Estos pueden ser administrativos, operacionales, estratégicos, comerciales, de apoyo y/o gestión. Identifique cuales son esos procesos que no pueden parar, o de lo contrario, su organización pararía totalmente y no podría cumplir su función o finalidad.

    2. Realice un diagrama de flujo de esos procesos

Este paso no tiene por qué ser complicado; aquí sencillamente reúna a las personas o departamentos involucrados en ese proceso y pídales que procuren organizarse de manera secuencial (como en una fila india) de principio a fin del proceso haciendo una breve definición de la tarea que se ejecuta en cada paso. Aquí un ejemplo:

    3. Optimice sus procesos

Este punto es uno de los más importantes, ya que aquí usted puede encontrar grandes mejoras y ahorros para la compañía, revise con mucho cuidado que tareas se están repitiendo, o que pasos están tomando mucho tiempo en ser ejecutados; bien sea porque dependen de otros pasos, cuando en realidad se pudieran hacer en paralelo, o porque se quedan atascados a la espera de autorizaciones que tardan en darse por disponibilidad de personas u otros procesos. Con el fin de que este paso quede muy bien hecho es recomendable buscar literatura al respecto, existen varias metodologías de optimización como por ejemplo: Identificar, Repensar, Implementar, Automatizar y Monitorear. Sin embargo, esa es una de varias.

    4. Automatice los procesos

Si logró llegar a este paso con éxito… ¡felicidades!, ya lleva más de la mitad del camino recorrido. No obstante, viene una de las tareas más importantes y vitales de dicho camino, y es la automatización del proceso. Es decir, como asegurarse de que la secuencia de pasos, no solamente no pare, sino que además facilite que todos los involucrados puedan estar informados de cómo van todos y cada uno de los procesos, y de cómo va la ejecución de cada tarea dentro de los mismos. Sin duda alguna, una herramienta de software es el mejor aliado para esta labor, ya que le va a permitir a cada responsable de la cadena de eventos el iniciar, aprobar, autorizar, rechazar, modificar, complementar y finalizar su propia tarea y así pasarla al siguiente responsable para que haga lo propio. Un buen software administrador de procesos le puede, inclusive, ayudar a que haciendo uso de la nube, un miembro de su equipo realice la actividad que debe hacer sin importar el lugar geográfico o la zona horaria en que se encuentre. Perfecto para épocas de confinamiento.

    5. Monitoree los procesos

El paso final no puede ser otro que el enfocado a la revisión y seguimiento del trabajo previamente realizado y su aplicabilidad a la realidad de cada empresa. Todo esto, siempre teniendo en mente, el mejoramiento continuo de cada operación. Esta es una lista cíclica, ya que después de haber realizado los pasos con rigurosidad puede ser que alguno de los procesos que en un principio eran críticos, debido a su automatización, ahora son procesos con prioridad normal y algunos que desde el principio parecían normales eleven su estatus a críticos porque se quedarán atrás de los ya automatizados. Aquí puede también usar el software previamente mencionado para definir los indicadores de rendimiento claves o KPIs por sus siglas en inglés y tener un tablero de resultados o ‘dashboard’ que le permita de un vistazo tomar decisiones claves y asignar prioridades con mayor precisión.

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